Zoho Forms ― 業務を自動化するオンラインフォーム

世の中には無料のフォーム作成サービスが多数あります。しかし、多くは「作る」「回答を集める」までにとどまり、集めた情報をその後の業務に活用するには手作業が必要になります。

一方、Zoho Formsは次のような強みを持っています。

• プログラミング不要
  ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、誰でも数分で高品質なフォームを作成可能。
• モバイル対応
  作成したフォームは自動的にスマホやタブレットに最適化され、ユーザーはどの端末からでも快適に回答できます。
• 豊富なテンプレート
  問い合わせ、フィードバック、採用応募、社内申請など、用途別に豊富なテンプレートが用意されています。
• 安全なデータ管理
  回答データはZohoのクラウド上に安全に保存。暗号化やアクセス制御で情報漏えいリスクを低減します。

単なる入力フォームではなく、「業務自動化の入り口」として使えるのが、Zoho Formsの大きな魅力です。

1. どんなフォームも簡単に作成できる多様な機能

Zoho Formsはシンプルながらも、ビジネスで使うあらゆる場面を想定した機能を備えています。

• 多彩な入力項目
  テキスト、チェックボックス、日付、電話番号などの基本項目に加え、ファイルアップロード、電子署名、画像選択、スライダー評価など、25種類以上の入力タイプに対応。
• 条件分岐ロジック
  回答内容に応じて次の質問を切り替えられます。例：「お問い合わせ内容」で「製品について」を選んだ場合のみ、製品名を入力する質問を表示。ユーザーの負担を減らし、回答精度を高めます。
• 支払い機能
  PayPal、Stripeなどと連携し、フォーム上で決済が可能。セミナー参加費や商品販売など、申込から入金までを1つのフォームで完結できます。
• バリデーション機能
  メールアドレス形式や必須入力などをあらかじめ設定でき、入力ミスや不完全な回答を防ぎます。
• オフライン対応（モバイルアプリ）
  インターネット環境がない場所でもデータを入力・保存でき、オンライン復帰時に自動で同期されます。現場調査やイベント会場でも活躍します。

2. フォームから始まる業務の自動化

Zoho Formsの真価は、集めたデータをそのまま業務に活用できる点にあります。

CRM連携で営業効率化

Webサイトに問い合わせフォームを設置し、Zoho CRMと連携すれば、入力内容が即座にCRMに登録され、リード（見込み客）として管理されます。手作業の転記が不要になり、見込み客へのアプローチをスピードアップできます。

マーケティング連携で施策を自動化

イベント申込フォームとZoho Campaignsを連携すれば、申込者を自動的にメールリストに追加し、リマインダーメールやフォローアップを自動配信可能。これにより、担当者が一人ひとりにメールを送る手間が省けます。

社内フローの効率化

社内稟議や経費精算の申請フォームをZoho Formsで作成し、Zoho FlowやZoho Creatorと組み合わせれば、承認プロセスを自動化できます。紙やExcelでのやり取りが不要になり、承認スピードも向上します。

このように、Zoho Formsは「情報を集める入り口」として機能し、Zohoのサービス群全体とつながることで、業務自動化の起点となるのです。

3. 活用シーンの具体例

• 小売業
  キャンペーン応募フォームを作成し、応募者を自動的にCRMへ登録。フォローアップメールをCampaignsで送信し、来店につなげる。
• 教育機関
  オープンキャンパスの参加申込フォームを作成。登録者をCRMに連携し、当日の案内や事後フォローを自動化。
• 建設・不動産業
  資料請求フォームで取得した情報をCRMに反映。問い合わせの段階から営業活動を可視化し、追客をスムーズに。
• 社内利用
  人事部が採用応募フォームを設置。応募データは自動的に人材管理システムへ。選考フローの効率化に寄与。